Jokin suomalaisessa toimitilarakentamisessa ja -suunnittelussa mättää. Ei ole kerta eikä kaksi, kun heti käyttöönoton jälkeen on jouduttu ryhtymään kalliisiin muutostöihin. Käyttäjälähtöiseen suunnitteluun ei riitä pelkkä keskustelu – siihen tarvitaan havainnollisuutta ja panostusta hankkeen alkumetreille.
– Käyttäjien ääni täytyy saada kuuluviin viimeistään, kun tiloja ryhdytään suunnittelemaan. Pieleen menee, jos arkkitehdille annetaan kynät liian aikaisin, teknologiajohtaja Jaakko Jauhiainen A-Insinööreistä sanoo.
Rakennushankkeen alkumetreillä tehdään suurimmat ja sitovimmat päätökset hankkeen tavoitteista ja kustannuksista: juuri siksi tähän vaiheeseen pitäisi panostaa enemmän.
"Kun käsitellään yhdessä sitä, mitä kaikkea tilassa pitää toteutua ja miten, jää puheen taso liian abstraktiksi. Tarvitaan havainnollistavia työkaluja."
Mirkka Rekola,
asiantuntija
Senaatti-kiinteistöt
Keskustelu ei riitä käyttäjälähtöiseen suunnitteluun – tarvitaan havainnollisuutta
Senaatti-kiinteistöjen asiantuntija Mirkka Rekola tietää, että pelkkä keskusteleminen ei riitä käyttäjälähtöisessä suunnittelussa.
– Kun käsitellään yhdessä sitä, mitä kaikkea tilassa pitää toteutua ja miten, jää puheen taso liian abstraktiksi, jotta suunnittelua ja rakentamista voitaisiin ohjata tehokkaasti, Rekola sanoo.
Havainnollistamisen ja visualisoinnin työkaluilla rakennuksen tilaaja, käyttäjät ja muut sidosryhmät tuodaan yhteen saman asian äärelle, ja jokaisella on yhtäläiset mahdollisuudet osallistua päätöksentekoon.
Senaatti-kiinteistöissä havainnollistamisen merkitys kiinteistöjen kehittämisessä on nähty niin tärkeäksi, että havainnollistamispalveluja tuottavat kumppanit haettiin vuonna 2018 puitesopimuksella.
– Havainnollistamisella voimme konkretisoida asiakkaalle, miten jokin ratkaisu vaikuttaa kokonaisuuteen. Huomaamme, kun käyttäjien toiveiden ja todellisten tarpeiden välillä on ristiriitoja. Voimme vertailla kahden eri ratkaisun vaikutuksia ja valita sen paremman, Rekola kuvaa.
Senaatti-kiinteistöt haluaa työntekijät mukaan toimitilamuutosten suunnitteluun
Rahaa ja resursseja säästyy, kun tiloista tulee kerralla käyttäjilleen sopivat. Suunnitelmia ei tarvitse muuttaa rakentamisen jo alettua. Jo rakennettua ei tarvitse repiä auki ja rakentaa uudelleen paremmaksi. Ja vielä se mikä usein unohtuu: Suurimmat huonon suunnittelun aiheuttamat tappiot toteutuvat vasta rakennuksen elinkaaren aikana. Jos tilat ovat hankalat ja epäoptimaaliset käytössä, toiminnasta tulee hukkaa joka ikinen päivä.
Senaatti-kiinteistöjen Mirkka Rekola seuraa aitiopaikalta valtavaa muutosta työn tekemisen tavoissa.
– Maailma muuttuu ja organisaatioiden toiminta siinä samalla. Kun asiakkaamme kehittää liiketoimintaansa ja tekemisen tapoja, me olemme mukana tutkimassa asiakkaan toimintaa ja konseptoimassa, millaiset tilat parhaalla mahdollisella tavalla tukevat toimintaa, Rekola kertoo.
Senaatilla toimistotyön murros ja sitä tukevien tilaratkaisujen suunnittelu on erityisen tärkeä painopiste. Havainnollistamisen työkaluilla toimiston työntekijät saadaan mukaan suunnitteluun, mistä on suuri apu paitsi optimaalisten tilojen luomisessa myös muutoksen läpiviemisessä.
– Vanhat huonetoimistot alkavat väistyä monitilatoimistojen tieltä. Muutokseen liittyy usein epävarmuutta ja vastustusta. Havainnollistamalla ja visualisoimalla tiloja käyttäjille saadaan paremmin viestittyä, millaiset tiloista todella tulee, mitä ne mahdollistavat, miten niitä käytetään, Rekola sanoo.
Reklamaatiot ja muutostöiden tarve vähenee. Mirkka Rekola kertoo esimerkin:
– Olimme mukana suunnittelemassa vankilaa. Paikoitellen oli vaikea saavuttaa yhteistä näkemystä parhaista ratkaisuista. Havainnollistamisen avulla saimme ratkaistua asioita yksi askel kerrallaan. Kun kaikki näkivät vaikutukset konkreettisesti, he pystyivät myös seisomaan valintojen takana, ja pääsimme suunnittelussa eteenpäin.
Ennen kuin suunnittelee ladon, kannattaa tuntea lehmä
– Arkkitehti Eero Saarinenkin on sanonut, ennen kuin voi suunnitella ladon, pitää tietää miltä lehmä näyttää, Jaakko Jauhiainen muistuttaa
Käyttäjälähtöisyyden korostuminen rakennushankkeiden ja tilojen suunnittelussa toteuttaa vieläkin isompaa tarkoitusta.
– Vähemmällä täytyy saada aikaiseksi enemmän kaikkialla yhteiskunnassamme. Siksi tekemisen ja toiminnan tapoja pitää kehittää paremmiksi ja tehokkaammiksi.
Jauhiainen ottaa esimerkiksi sairaalat, jotka ovat toistaiseksi olleet käyttäjälähtöisen suunnittelun edelläkävijöitä.
– Sairaalan suunnittelu ja rakentaminen maksaa ehkä 100 miljoonaa euroa. Sairaalan toimintakustannukset 30 vuoden ajalta taas saattavat olla 2 miljardia. Jokainen ymmärtää, että silloin toiminnasta kannattaa tehdä mahdollisimman tehokasta, eikä tuijottaa alkuinvestoinnin kustannuksia.
Kun tiloissa on helppo ja tehokas työskennellä joka päivä vaikkapa sen 30 vuoden ajan, on vaikutus resurssien käyttöön valtava. Ja sama meidän ihmisten tasolla: Sairaanhoitaja saa tehtyä työnsä helpommin ja turvallisemmin, eikä haikaile uranvaihtoa. Potilas viihtyy paremmin, eikä tuleva leikkaus hirvitä niin paljon.
SUUNNITELMIEN HAVAINNOLLISTAMISEN VÄLINEITÄ
