Rakentamiseen tarvitaan ammattilaisia paikan päällä, mutta monet rakennusalan yhteistoiminnan muodot työmaakatselmuksista big roomeihin luonnistuvat virtuaalisestikin – mikä on koronakriisin keskellä todistettu. Poimi tästä vinkkejä ja hyviä käytäntöjä etäkokouksiin A-Insinööreiltä.

Koronaepidemian ja kokoontumisrajoitusten vuoksi työtä tehdään nyt rakennusalalle harvinaisella tavalla, fyysisesti etäällä toisista. Tilanne kannustaa kehittämään uusia toimintatapoja, kehittymään ja astumaan pois omalta mukavuusalueelta – kuten tavanomaisista kokoushuoneista verkkotapaamisiin.

1) Ota kuvat ja videot avuksi etäkatselmuksiin
2) Kokoa big room virtuaalisen valkotaulun ääreen
3) Valmistele etukäteen, ohjeista osallistujat
4) Ole läsnä – vaikka ”virtuaalilasikopissa”

1) Ota kuvat ja videot avuksi etäkatselmuksiin

Valokuvat, videot, kuvakaappaukset ja näytön jakaminen etäyhteyksillä ovat korvanneet työmaakierrokset isolla joukolla.

– Lähestulkoon kaikki työmaatoimitukset voidaan pitää onnistuneesti etänä, pois lukien suurten projektien kiireellisiä työmaa katselmuksia, projektipäällikkö Toni Liimatainen A-Insinööreistä arvioi.

Monissa projekteissa valvoja on laatinut laadukkaisiin valokuviin perustuvan katselmuspöytäkirjan, jolle urakoitsija ja rakennuttajan edustajat antavat hyväksyntänsä käytyään itse toteamassa tilanteen työmaalla.

– Pienemmissä ja kiireellisissä asioissa urakoitsija voi pyytää valvojalta kuittausta valokuvien ja selitteiden perusteella ja valvoja puolestaan laatia raportit valokuvien ja keskustelujen pohjalta. Tämä vie vähän enemmän aikaa, mutta onnistuu siinä missä yhteiset katselmukset paikan päällä ja pyörät pysyvät pyörimässä, Liimatainen toteaa.

Etäkokousohjelmistojen, kuten Teamsin ja Zoomin, tai videopuhelujen avulla hoituvat myös esimerkiksi takuutarkastuskokoukset ja suunnittelijoiden tarkastukset, vaikka raudoitustarkastus.

– Työnjohtaja kulki pitkin perustuksia kuvaten raudoituksia ja itse katselin koneelta Google Hangoutsin live-videota. Kommentointi onnistui miltei kuin olisi ollut paikan päällä, rakennesuunnittelija Pekka Miettinen kertoo.

Silloin kun kaikki eivät ole fyysisesti samassa tilassa, vuorovaikutusta helpottaa, että kokoustamistavoista sovitaan etäpalaverin aluksi.

– On tärkeää edetä suunnitelmallisesti, ja sopia, mitä käydään läpi ja missä järjestyksessä, Miettinen suosittelee.

2) Kokoa big room virtuaalisen valkotaulun ääreen

Etäkokouksessa istuminen voi puuduttaa, etenkin jos ei itse pääse juurikaan ääneen. Perinteinen suositus onkin ollut pitää verkkotapaamiset tiiviinä, tehokkaana ja alle tunnin mittaisina. Nyt on tullut testattua, miten big room -työskentely onnistuu virtuaalisesti isoissa allianssihankkeissakin.

– Seitsemän tuntia putkeen on sujunut yllättävänkin hyvin. Smartsheet on ollut osapuolten isona apuna myös verkon yli, rakennesuunnittelun yksikönjohtaja Valtteri Meriläinen kertoo.

Isoissa tai pienissä ryhmissä yhteisesti käsiteltävät asiat, esitetyt näkökulmat ja sovitut seikat on tärkeä kirjata kaikkien nähtäville ns. ryhmämuistiksi. Virtuaalisen valkotaulun voi rakennella esimerkiksi yhteistyötila Howspaceen tai post-it-seinän Muraliin. Myös yhteisymmärrykseen tähtääviä, monikriteerisiä arviointitehtäviä tukeva Multiview-työkalu on näyttänyt kyvykkyytensä etäfasilitoinnissa.

– Multiviewn avulla onnistuu laajankin asiantuntijajoukon osallistaminen esimerkiksi riskiarvioihin ja kestävän kehityksen prioriteettien asettamiseen, rakennuttamisen kehityspäällikkö Liisa Jäätvuori vinkkaa

Oli työkalu mikä tahansa, kokouksen puheenjohtajan on hyvä muistaa viiden minuutin sääntö: jos kaikki osallistujat pääsevät sanomaan jotakin ensimmäisen viiden minuutin kuluessa, kommentointi on jatkossakin helpompaa. Chat-ruutu käy alustaksi silloin, kun osallistujia on kymmeniä.

Meriläinen muistuttaa, että jakautuminen pienryhmiin pitää pitkään kestävän virtuaalisen big roomin aktiivisena.

–  Yhteisen tilannekatsauksen jälkeen siirrytään ennalta sovittuihin ryhmiin työskentelemään ja lopuksi käydään läpi päivän tuotokset, plussat ja deltat läpi yhdessä. Myös riittävä määrä lyhyitä taukoja, esimerkiksi viisi minuuttia tunnin välein, piristää kummasti, Meriläinen sanoo.

3) Valmistele etukäteen, ohjeista osallistujat

Etäältä johtaminen vaatii esimieheltä ja projektipäälliköltä enemmän aktiivista vuorovaikutusta kuin perinteinen johtaminen. Vastaavasti onnistuneen etäkokouksen eteen täytyy tehdä tavanomaista kokousta enemmän ennakkovalmisteluja.

 Suurin vastuu on kokouksen järjestäjällä, jolle kuuluu agendan valmistelun lisäksi tekniikkaa ja työskentelytapoja koskevat valinnat: Jaetaanko kokouksessa dokumentteja, videoita tai työpöytää? Missä välissä pidetään tauot, jaetaanko osallistujat pienryhmiin? Mitä ohjelmistoa ja työkaluja on parasta käyttää tavoitteet ja osanottajat huomioiden?

Mitä enemmän verkkotapaamisessa on osallistujia, sitä tärkeämpää on, että osallistujat ohjeistetaan kokouksen pelisääntöihin etukäteen. Osallistujan vastuulle jää noudattaa ohjeita ja varmistaa, että käytössä oleva ohjelmisto on tuttu, nettiyhteydet ja kuulokemikrofoni toimivat.

 – Ennakkoon tehty työ maksaa itsensä takaisin, kun kokous pääsee alkamaan ajoissa, säätämisen sijasta voidaan keskittyä agendaan ja asiat rullaavat, rakennuttamisjohtaja Unto Hartikainen huomauttaa.

4) Ole läsnä – vaikka ”virtuaalilasikopissa”

Toimivaan etäkokoukseen kuuluu osallistujien sataprosenttinen läsnäolo. Vaikka pitemmissä palavereissa kiusaus saattaa äityä kovaksi, älä kirjoita sähköposteja tai lähde jääkaapille kesken etäpalaverin – palaveritauot ovat tätä varten!

Omalle projektitiimille, kollegoille tai alaisille voi olla läsnä, vaikka ei olla samassa paikassa. A-Insinöörien Tampereen korjaussuunnittelun yksikönjohtaja Mikko Tarrilla on päivystysaika Teamsissä jonka päivä kello 12. Aika on merkitty kalenteriin otsikolla ”Yksikönjohtajan virtuaalilasikoppi”.

– Haluan, että oma tiimi tavoittaa minut vaivattomasti silloin kun tarvitsee. Se on tärkeää töiden tehokkaan etenemisen, mutta myös osallistumisen osoittamiseksi. Olen paikalla ja samaa venettä soutamassa, Tarri sanoo.

Luottamus on virtuaalisesti toimivan yhteisön tärkein menestystekijä. Sen saavuttamiseksi tarvitaan myös vapaamuotoista sosiaalista kanssakäymistä, joka on iso osa työpaikkojen arkea, henkeä ja työssä jaksamista. Saman pöydän ääreen voi kokoontua vaikka ollaan etäällä toisista, akustiikkasuunnittelun yksikönjohtaja Mikko Kylliäinen muistuttaa.

– Meidän tiimillä on päivittäin yhteinen kahvitteluhetki Teamsin välityksellä. Laitamme videot päälle ja jaamme kuulumisia. Tapaaminen sujuu koodilla OPM eli oma pulla mukaan. Työasioista ei jutella.

Juttu on koottu A-Insinöörien kollegoille jakamista etätyökokemuksista ja käytännöistä. Kaipaatko lisää vinkkejä tai apua rakennusprojektin ohjaukseen tai suunnitteluun? Ota yhteyttä!