Jokin suomalaisessa toimitilarakentamisessa ja -suunnittelussa mättää. Ei ole kerta eikä kaksi, kun heti käyttöönoton jälkeen on jouduttu ryhtymään kalliisiin muutostöihin. Käyttäjälähtöiseen suunnitteluun ei riitä pelkkä keskustelu – siihen tarvitaan havainnollisuutta ja panostusta hankkeen alkumetreille, tietävät Senaatti-kiinteistöjen Mirkka Rekola ja A-Insinöörien Jaakko Jauhiainen.

”Käyttäjien ääni täytyy saada kuuluviin viimeistään, kun tiloja ryhdytään suunnittelemaan. Pieleen menee, jos arkkitehdille annetaan kynät liian aikaisin.”

Jaakko Jauhiainen

A-Insinöörien teknologiajohtaja Jaakko Jauhiainen tietää, miten asiat voisi tehdä paremmin. ”Käyttäjien ääni täytyy saada kuuluviin viimeistään, kun tiloja ryhdytään suunnittelemaan. Pieleen menee, jos arkkitehdille annetaan kynät liian aikaisin”, Jauhiainen sanoo.

Rakennushankkeen alkumetreillä tehdään suurimmat ja sitovimmat päätökset hankkeen tavoitteista ja kustannuksista: juuri siksi tähän vaiheeseen pitäisi panostaa enemmän. A-Insinöörit haluaa tuoda käyttäjät mukaan rakentamiseen ensimmäisestä tarveselvityksestä tai hankesuunnitelmasta lähtien.

”Digitalisaatio tuo työkalut käyttäjälähtöiseen suunnitteluun, mutta lisäksi tarvitaan vahvoja osaajia kehittämään ja ohjaamaan suunnitteluprosessia”, Jauhiainen muistuttaa. Sellaisia edustaa A-Insinööreissä tiimi palvelumuotoilun ja käyttäjälähtöisen suunnittelun asiantuntijoita.

Keskustelu ei riitä käyttäjälähtöiseen suunnitteluun – tarvitaan havainnollisuutta

Käyttäjien osallistaminen suunnitteluun on ollut perinteisesti hankalaa viestintämuurin takia; arkkitehtimallit ja rakennesuunnitelmat kun on tehty ammattilaisia varten. Silloinkin kun käyttäjät ovat pystyneet sanallisesti kertomaan tarpeistaan, suunnittelijat eivät välttämättä ole saaneet kiinni siitä, miten nämä tarpeet voi toteuttaa käytännössä.

Senaatti-kiinteistöjen asiantuntija Mirkka Rekola tietää, että pelkkä keskusteleminen ei riitä käyttäjälähtöisessä suunnittelussa. ”Kun käsitellään yhdessä sitä, mitä kaikkea tilassa pitää toteutua ja miten, jää puheen taso liian abstraktiksi, jotta suunnittelua ja rakentamista voitaisiin ohjata tehokkaasti”, Rekola sanoo.

Havainnollistamisen ja visualisoinnin työkaluilla rakennuksen tilaaja, käyttäjät ja muut sidosryhmät tuodaan yhteen saman asian äärelle, ja jokaisella on yhtäläiset mahdollisuudet osallistua päätöksentekoon.

Senaatti-kiinteistöissä havainnollistamisen merkitys kiinteistöjen kehittämisessä on nähty niin tärkeäksi, että havainnollistamispalveluja tuottavat kumppanit haettiin loppuvuonna puitesopimuksella.

”Havainnollistamisella voimme konkretisoida asiakkaalle, miten jokin ratkaisu vaikuttaa kokonaisuuteen. Huomaamme, kun käyttäjien toiveiden ja todellisten tarpeiden välillä on ristiriitoja. Voimme vertailla kahden eri ratkaisun vaikutuksia ja valita sen paremman”, Rekola kuvaa.

Senaatti-kiinteistöt haluaa työntekijät mukaan muutoksen suunnitteluun

Rahaa ja resursseja säästyy, kun tiloista tulee kerralla käyttäjilleen sopivat. Suunnitelmia ei tarvitse muuttaa rakentamisen jo alettua. Jo rakennettua ei tarvitse repiä auki ja rakentaa uudelleen paremmaksi. Ja vielä se mikä usein unohtuu: Suurimmat huonon suunnittelun aiheuttamat tappiot toteutuvat vasta rakennuksen elinkaaren aikana. Jos tilat ovat hankalat ja epäoptimaaliset käytössä, toiminnasta tulee hukkaa joka ikinen päivä.

Jos taas esimerkiksi töissä on toimivat tilat, jokaiselle löytyy sopiva työskentelytila, joka tukee työhyvinvointia ja työn tuloksellisuutta.

Senaatti-kiinteistöjen Mirkka Rekola seuraa aitiopaikalta valtavaa muutosta työn tekemisen tavoissa.

”Maailma muuttuu ja organisaatioiden toiminta siinä samalla. Kun asiakkaamme kehittää liiketoimintaansa ja tekemisen tapoja, me olemme mukana tutkimassa asiakkaan toimintaa ja konseptoimassa, millaiset tilat parhaalla mahdollisella tavalla tukevat toimintaa”, Rekola kertoo.

Senaatilla toimistotyön murros ja sitä tukevien tilaratkaisujen suunnittelu on erityisen tärkeä painopiste. Havainnollistamisen työkaluilla toimiston työntekijät saadaan mukaan suunnitteluun, mistä on suuri apu paitsi optimaalisten tilojen luomisessa myös muutoksen läpiviemisessä. Senaatti-kiinteistöt ja A-Insinöörit ovat solmineet puitesopimuksen havainnollistamispalveluiden toteuttamisesta.

”Vanhat huonetoimistot alkavat väistyä monitilatoimistojen tieltä. Muutokseen liittyy usein epävarmuutta ja vastustusta. Havainnollistamalla ja visualisoimalla tiloja käyttäjille saadaan paremmin viestittyä, millaiset tiloista todella tulee, mitä ne mahdollistavat, miten niitä käytetään”, sanoo Rekola.

Käyttäjät mukaan
Kun käyttäjät pääsevät vaikuttamaan itseään koskeviin ratkaisuihin, luottamus, sitoutuminen ja työtyytyväisyys kasvavat itsestään. Myös tilaajan tyytyväisyys lisääntyy, kun saa itse vaikuttaa suunnitelmiin ja olla mukana valitsemassa parhaita mahdollisia tilaratkaisuja oikean tiedon pohjalta.

Reklamaatiot ja muutostöiden tarve vähenee. Mirkka Rekola kertoo esimerkin: ”Olimme mukana suunnittelemassa vankilaa. Paikoitellen oli vaikea saavuttaa yhteistä näkemystä parhaista ratkaisuista. Havainnollistamisen avulla saimme ratkaistua asioita yksi askel kerrallaan. Kun kaikki näkivät vaikutukset konkreettisesti, he pystyivät myös seisomaan valintojen takana, ja pääsimme suunnittelussa eteenpäin”.

”Ennen kuin voi suunnitella ladon, täytyy tuntea lehmä”

Totta kai tilojen käyttäjät tietävät parhaiten, mitä tiloilta vaaditaan. Totta kai käyttäjien tarpeet ovat hyvän suunnittelun peruslähtökohta eikä mikään toivelista, joka täytetään jos pystytään. Miksi asia ei ole aina ollut niin?

”Mitä enemmän teemme tilakonseptointia ja -suunnittelua havainnollistamisen avulla, sitä enemmän ihmettelen, miten olemme koskaan voineet tehdä asioita muulla tavalla.”

Mirkka Rekola, tietomalliasiantuntija

Senaatti-kiinteistöt

”Käyttäjälähtöisyyden merkitys rakentamisessa ja suunnittelussa on noussut tärkeäksi vasta tällä vuosituhannella. Suunnittelijoilla oli pitkään asenne, että he kyllä osaavat suunnitella, kun kerran suunnittelun asiantuntijoita ovat. Tilojen käyttäjät ovat kuitenkin tiloissa tapahtuvan toiminnan asiantuntijoita, heidät tarvitaan mukaan”, Jaakko Jauhiainen kuvaa.

”Arkkitehti Eero Saarinenkin on sanonut, ennen kuin voi suunnitella ladon, pitää tietää miltä lehmä näyttää.” Mutta käyttäjälähtöisyyden korostuminen toteuttaa vieläkin isompaa tarkoitusta. ”Vähemmällä täytyy saada aikaiseksi enemmän kaikkialla yhteiskunnassamme. Siksi tekemisen ja toiminnan tapoja pitää kehittää paremmiksi ja tehokkaammiksi”, Jauhiainen muistuttaa.

Jauhiainen ottaa esimerkiksi sairaalat, jotka ovat toistaiseksi olleet käyttäjälähtöisen suunnittelun edelläkävijöitä. ”Sairaalan suunnittelu ja rakentaminen maksaa ehkä 100 miljoonaa euroa. Sairaalan toimintakustannukset 30 vuoden ajalta taas saattavat olla 2 miljardia. Jokainen ymmärtää, että silloin toiminnasta kannattaa tehdä mahdollisimman tehokasta, eikä tuijottaa alkuinvestoinnin kustannuksia”, Jauhiainen sanoo.

Kun tiloissa on helppo ja tehokas työskennellä joka päivä vaikkapa sen 30 vuoden ajan, on vaikutus resurssien käyttöön valtava. Ottamalla toiminnasta hukka pois luodaan lisäarvoa kansantaloudelle. Ja sama meidän ihmisten tasolla: Sairaanhoitaja saa tehtyä työnsä helpommin ja turvallisemmin, eikä haikaile uranvaihtoa. Potilas viihtyy paremmin, eikä tuleva leikkaus hirvitä niin paljon.

A-Insinöörit on solminut puitesopimuksen Senaatti-kiinteistöjen kanssa havainnollistamispalveluiden toteuttamisesta 

 

Virtuaalitodellisuus herättää rakentamattoman tilan henkiin – A-Insinöörien työkaluja

Havainnollistamiseen A-Insinööreillä on käytössään erilaisia visualisoinnin työkaluja. Perinteisempiä visualisoinnin muotoja edustavat eri näyttölaitteille tuotetut 360-videot ja virtuaalimallit. Nämä ovat tarpeen, kun halutaan esitellä erilaisia suunnitteluratkaisuja ja hankkeita.

Virtuaalitodellisuutta hyödyntävät visualisoinnit ovat tehokkaimpia silloin, kun rakennettavien tilojen käyttäjiä ja sidosryhmiä osallistetaan suunnitteluun. VR-malleja tarkastellaan joko VR-laseilla tai CAVE-ympäristössä.

A-Insinöörien teknologiajohtaja Jaakko Jauhiaisen mukaan VR-teknologia ratkaisee kaikki suunnitelmien ymmärrettävyyteen liittyvät ongelmat.

”VR-todellisuudessa malli on immersiivinen, eli käyttäjä uppoutuu todellisuutta vastaavaan ympäristöön kuin oikeaan tilaan. Kun käyttäjä hahmottaa tilojen ja esineiden koot ja ulottuvuudet, hän pystyy arvioimaan ja kommentoimaan tilojen toimivuutta”.

VR-lasit ovat riittävä teknologia silloin, kun yksi ihminen tarkastelee suunnitelmaa. Lasiteknologiassa rajoite on se, että lasit päässä ei pysty kommunikoimaan kunnolla muiden suunnitelmaa tarkastelevien kanssa.

Cave on vuorovaikutusta varten!

Käyttäjälähtöisessä suunnittelussa käytetään myös cave-ympäristöä (Computer Aided Virtual Environment). Useampi ihminen pystyy tarkastelemaan mallia yhtä aikaa samassa tilassa, ja kaikki tietävät, mistä milläkin hetkellä puhutaan.

Jauhiainen tietää myös, mitä tulevaisuudelta odottaa.

”Sisällön tuottaminen eri päätelaitteisiin pitäisi olla pidemmälle automatisoitu. Vielä tällä hetkellä vaatii liikaa manuaalista työtä saattaa mallit sopiviksi älypuhelimeen, tablettiin, tietokoneen näytölle tai pilvipohjaiseen alustaan”, Jauhiainen sanoo.

virtuaalilasit
”VR-ympäristössä taas VR-lasiteknologia vaatii edelleen oman läppärinsä ja johdot. Tiedonsiirto tulee tulevaisuudessa toivoakseni olemaan sellaista, että ympäristöjä pystytään striimaamaan suoraan laseihin”, Jaakko Jauhiainen toteaa.